Technik 5.9 Themenbereichs-Analyse

Entwicklungsschlaufen-Artikel sind erfolgsentscheidend für kontinuierliches Lernen, Innovation und Verbesserung. Sie nutzen den Lösungsschlaufen-Inhalt, erschaffen steigenden Nutzen für die Organisation und helfen mit dem Bewusstsein und der Sensibilität für die Fragenden oder die Kundenerfahrung in der Organisation. Je weiter die Organisation in ihrer KCS-Nutzung reift, desto mehr wird der Entwicklungsschlaufeninhalt von einer besonderen Funktion organisiert: die Themenbereichs-Analyse. Diese erfolgskritische Funktion stellt sicher, dass Probleme effektiv und effizient gelöst werden, während sie zeitgleich Daten über den Einfluss von KCS auf die Organisation sammelt und kommuniziert.

Um den Nutzen von KCS zu maximieren, konzentriert sich die Themenbereichs-Analyse auf die Wissensdatenbank und achtet besonders auf die Qualität der Artikel, die Effektivität der Arbeitsabläufe, die Artikel produzieren und verbessern und, wahrscheinlich am wichtigsten, die Nutzung der Artikel.

Die Wissensarbeiter, die diese Funktion ausführen, die Themenexperten, müssen sowohl ein tiefgreifendes Fachwissen als auch tiefes Verständnis von KCS haben. Themenexperten kümmern sich um den Zustand einer Sammlung oder eines Themenblocks an Wissen, normalerweise eine Untergruppe der Wissensdatenbank, die zu ihrer Expertise passt.

Die Themenexperten versuchen, die Erstellung, Verbesserung und Verwendung von Artikeln zu verbessern, als auch Wiederverwendungsmuster und -trends zu erkennen, um potenzielle Produkt-, Prozess- oder Richtlinienveränderungen zu identifizieren, die die Ursachen der häufigsten Probleme beheben können. Aufgrund dieser Analyse arbeiten die Themenexperten, die Coaches und der KCS-Rat zusammen, um den Inhaltsstandard und die KCS-Arbeitsabläufe zu verbessern. Den Erfolg der Themenbereichs-Analyse messen wir in den Verbesserungen der Auffindbarkeit, Selbsthilfe-Nutzung und den Erfolgsraten und Verringerungen des Anfragevolumens, die ein Resultat der Korrekturen sind, die unternommen werden um die Ursache beständiger Probleme zu beheben.

Für einen genaueren Blick auf das, was die Themenbereichs-Analyse beinhaltet, einschließlich Entwicklungsschlaufen-Artikel und wie man eine Bekannt-Unbekannt-Analyse durchführt, besucht bitte den KCS v6 Themenbereichs-Analyse Ratgeber.

Ergebnisse der Themenbereichs-Analyse beinhaltet das Erkennen von:

• Verbesserungen für den Inhaltsstandard und die Prozessintegration (Arbeitsablauf)
• Auffindbarkeitsproblemen: Wissen ist vorhanden, wird aber nicht gefunden – Suchleistung und -verbesserung
• Inhaltslücken: Wissensarbeiter suchen nach etwas, das nicht existiert
• Inhaltsdopplungen: doppelte Artikel zusammenfassen, die beste oder bevorzugte Lösung aus mehreren vorgeschlagenen Lösungen heraussuchen
• Verbesserungen darin, wie wir von bekannten Problemen profitieren, wiederholte Arbeit verhindern, Zugriff und Auffindbarkeit verbessern
• Verbesserungen darin, wie wir neue Probleme lösen, Vorschläge für Problemlösung und Zusammenarbeit um neue Probleme schnell zu lösen
• Anhaltenden Problemen: Ursachenanalysen ermöglichen und mit den Geschäftsführern an hocheffektiven Verbesserungen arbeiten
• Den Wert der Wissensdatenbank, unter anderem durch Wiederverwendungsraten, Selbsthilfe-Erfolg und Beiträge zur Verbesserung der Lösungszeit
• Eine Archivierungs-Strategie für die Wissensdatenbank