Umsetzung & Ausrollen

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In diesem Abschnitt besprechen wir die verschiedenen Phasen der Intelligent Swarming Umsetzung. Organisationen, die bereits KCS kennen, werden den Aufbau mit einer initialen Bewertung, einer Planungs- und Design-Session und Phasen mit einer oder mehreren Wellen, erkennen.

Intelligent Swarming einzuführen ist nicht nur die Umsetzung neuer Prozesse - es ist eine völlig neue Art zu arbeiten und fordert, dass wir die Teamkultur beachten. Sich zu einer kollaborativen Kultur zu verändern, kann schwer sein, besonders wenn der aktuelle Zustand einer von Wettbewerb und Teamarbeit in "Silos" ist. Eine Methode des Veränderungsmanagements (wie ADKAR oder Kotter) kann helfen, die Veränderung zu einer neuen Arbeitsweise zu erleichtern.

Bevor wir mit einer Intelligent Swarming Umsetzung anfangen, brauchen wir einen geschäftsführenden Sponsoren, der die Initiative unterstützt. Intelligent Swarming bedeutet oft, dass verschiedene Abteilungen zur Kollaboration einbezogen werden (Abteilungen, die wahrscheinlich nicht in der Verantwortung desselben Geschäftsführers stehen), so dass es wichtig ist, dass wir einen Unterstützer mit unternehmensweitem Einfluss haben. Einige der Aufgaben des geschäftsführenden Sponsoren sind: Umsetzung durch Zuteilung von Budgets und Ressourcen unterstützen, Verantwortung für die Ergebnisse übernehmen, und als Intelligent Swarming Unterstützer im Unternehmen aktiv werden. Der geschäftsführende Sponsor wird nicht in die Design Session oder tägliche Umsetzung involviert, allerdings regelmäßig auf dem Laufenden gehalten und um Rat gebeten.

Global gesehen sind die Phasen der Intelligent Swarming Umsetzung:

erste Qualifizierung
Organisationsanalyse
Umsetzungsplanung- und Design
Pilot
Organisations-Umsetzung und fortlaufende Unterstützung

Das Konzept "klein anfangen, Begeisterung wecken und dann andere einladen" schlägt vor, mit einer kleinen Gruppe von Wissensarbeitern zu beginnen (wir nennen es eine Welle oder ein Pilotprojekt) und einen gewissen Erfolg und eine interne Referenzierbarkeit zu schaffen, was wiederum die Neugier und das Interesse anderer weckt, sich zu beteiligen. So entsteht ein Umfeld, das die Menschen in den Prozess hineinzieht oder einlädt. Im Gegensatz zu vielen Technologieimplementierungen, die den Menschen Veränderungen aufzwingen (und unweigerlich Widerstand hervorrufen), ist die Einführung von Intelligent Swarming so konzipiert, dass sie im gesamten Unternehmen Interesse weckt.

Die Schaffung eines Umfelds, in dem die Mitarbeiter den Wert von Intelligent Swarming erkennen und die Praktiken erlernen wollen, ist der Schlüssel für eine gesunde und nachhaltige kollaborative Organisation, die sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt und weiterhin Werte schafft.

Die Grundlage für eine erfolgreiche Einführung umfasst die Erstellung von Personen- und Arbeitsprofilen, ein gemeinsames Klassifizierungsmodell, Erfolgsmessungen, einen Prozess für die Zusammenarbeit und einen Prozess für die Sichtbarkeit von Personen und Arbeit. Diese wichtigen Grundelemente werden in der Entwurfssitzung entwickelt, auf die wir später noch eingehen werden.

Phasen der Intelligent Swarming Umsetzung

Phase 1 - initiale Qualifizierung

Intelligent Swarming passt nicht zu jeder Organisation. Bevor man sich in einen Einführungsplan stürzt, kann man viel Zeit und Energie sparen, wenn man feststellt, ob Intelligent Swarming für die Organisation sinnvoll ist oder ob die Organisation für die Veränderung bereit ist. Während die Prinzipien und Kernkonzepte von Intelligent Swarming in jeder Organisation von Nutzen sind, variiert der realisierte Nutzen je nach Umgebung.

Um die Auswirkungen dieser Veränderung zu definieren, müssen erste Informationen und Daten gesammelt werden, die den Sponsoren helfen zu verstehen:

die übergeordneten Eigenschaften und Merkmale der Organisation
wie Menschen derzeit anerkannt und gemessen werden
grundlegende Änderungen, die vor dem Start erforderlich sind (Verbesserung einer Kultur der Zusammenarbeit)

Eine Liste der zu berücksichtigenden Aspekte finden Sie unter Ist Intelligent Swarming das Richtige für Sie?

Phase 2 - Organisationsanalyse

Wenn die Schlussfolgerung der ersten Qualifizierung ist, dass Intelligent Swarming für Ihre Organisation sinnvoll ist, sollte eine detailliertere Organisationsanalyse durchgeführt werden. Die gesammelten Informationen aus dieser Phase sind eine solide Basis für die Umsetzungsplanung und Design Session in Phase 3. Durch Interviews und Umfragen werden Informationen zur Organisationsstruktur, die Kollaborationskultur, Prozesse und Werkzeuge gesammelt. Das wird uns helfen, die beste Herangehensweise für die Intelligent Swarming Umsetzung und die Kollaborationsgruppen zu finden, die an der Design Session und dem Pilot teilnehmen sollten. Interviews können sowohl mit Führungskräften als auch Wissensarbeitern sowie Mitgliedern jeder anderen Gruppe, mit der wir kollaborieren wollen (z.B. Ingenieure oder Produktentwickler), durchgeführt werden.

Teil des Fragebogens ist die Umfrage zur Kollaborationsgesundheit. Wir wollen besser verstehen, wie kollaborativ die aktuelle Kultur ist. Wie offen sind unsere Mitarbeiter? Sind sie gewillt zu teilen und einander zu helfen? Wenn es eine Kultur des Wettbewerbs und der Schuldzuweisung gibt, werden Teammitglieder eher Informationen horten und einander misstrauen.

Eine Organisationale Netzwerk-Analyse (ONA, teils auch soziale Netzwerkanalyse oder SNA genannt) kann ein Teil der Kollaborations-Gesundheits-Umfrage sein. Eine ONA zeigt auf, wer mit wem kollaboriert.

In dieser Phase entscheiden wir, welche Kollaborationsgruppe die logischsten ersten Anwender von Intelligent Swarming sind. Diese Gruppe nimmt an der Planungs- und Design Session in Phase 3 teil und wird nach ihrem Potenzial, von den neuen Prozessen zu profitieren, und ihrer Veränderungsbereitschaft ausgesucht. Die ONA kann für die Auswahl der Kollaborationsgruppe genutzt werden.

Abschließend werden die Basislinien der Kennzahlen ermittelt, sofern das möglich ist. Diese Daten nutzen wir in späteren Phasen, um den Erfolg der neuen Initiative zu messen.

Phase 3 - Umsetzungsplanung und Design

Während eines mehrtägigen Workshops entwirft das in Phase 2 ausgewählte Team die verschiedenen Prozesse, Maßnahmen, Datenspeicher, Abhängigkeiten, Schulungspläne und Kommunikationspläne für das Pilotprojekt der Phase 1.

Es ist wichtig, die richtigen Leute in die Umsetzungsplanung und das Design zu involvieren. Der Workshop sollte Repräsentanten aus allen Interessengruppen umfassen: das Service-Team, die Führungsebene und allen weiteren Kollaborationsgruppen. So sollten, wenn das Service-Team am meisten mit dem Produktteam, der Entwicklung oder dem Vertrieb zusammenarbeitet, die Repräsentanten dieser Teams an der Design Session teilnehmen. Vorzugsweise sollten diese Leute einen gewissen Einfluss auf ihr eigenes Team haben, um den neuen Prozess zu "verkaufen".

Im ersten Teil des Workshops (Tag 1) sollten die Teilnehmenden ein gutes Verständnis dafür entwickeln, was Intelligent Swarming ist. Der Rest des Workshops (2-4 Tage) sollten dem Entwurf einer ersten Version der folgenden Teilergebnisse gehören:

Kollaborationsprozess
Fähigkeitsprofile
Technikfunktionen
Kennzahlenrahmen
Umsetzungsplan
Kommunikationsplan
Trainingsplan
Reputations- und Anerkennungssystem

Den Kollaborationsprozess entwerfen. Das ist der Prozess, die richtige(n) Person(en) zum Kollaborieren zu finden, auf der Basis des intelligenten Verknüpfens der Profile. Wissensarbeiter entwerfen diesen Prozess und bestimmen, was Kollaboration auslöst: wie wird der Wissensarbeiter nach Hilfe suchen oder Hilfe von einem Experten angeboten bekommen? Der Prozess kann mit den sieben Szenarien, die im Prozess-Abschnitt beschrieben werden, getestet werden. Für den Pilot kann das Team mit einem manuellen Prozess anfangen und Profile in einer Tabelle erfassen. Diese manuelle Erfahrung wird helfen, die Anforderungen an die Technikanpassung in einer späteren Phase zu definieren.

Erstellen der Fähigkeitsprofile. Ein Überblick über die Fähigkeiten, die im Service-team vorhanden sind. Lesen sie den Fähigkeitsprofile-Abschnitt, um mehr Details zu den Inhalten zu bekommen, die diese Profile umfassen. Es ist einfach, sie kompliziert zu machen! Fangen Sie einfach an und aktualisieren Sie, wenn Sie mehr Erfahrung darüber haben, was Sie für intelligentes Verknüpfen benötigen.

Technikfunktionen. Überprüfung der Technik, die aktuell für Kollaboration genutzt wird. Reichen die Funktionen für Intelligent Swarming oder brauchen wir zusätzliche Funktionen? Einige Beispiele für solche Funktionen sind: alle relevanten Vorfälle anzeigen, Möglichkeit, nach Hilfe zu fragen, Möglichkeit, ungefragt Hilfe anzubieten und Sichtbarkeit anderer Verfügbarkeiten. Mehr Funktionen finden Sie im Werkzeuge und Integration-Abschnitt. Während wir Technologie brauchen, empfehlen wir weiterhin, einfach anzufangen und zu aktualisieren, nachdem Sie mit dem Prozess etwas Erfahrung gesammelt haben.

Kennzahlenrahmen. Was werden wir im Pilot messen, um Fortschritte zu zeigen? Wie bewerten wir den Beitrag von Mitarbeitern zum Kollaborationsprozess? Wie können wir den Zustand der Kollaboration erfassen? Wie können wie die Produktivität im Schwarm-Modell bewerten? Im Kennzahlen-Abschnitt finden Sie mehr Informationen zum Festlegen der richtigen Kennzahlen. Daten, die Sie in der Organisationsanalyse-Phase gesammelt haben, funktionieren als Basislinien. Wenn andere Kennzahlen dem Rahmenwerk hinzugefügt werden, sollten Basislinien für diese Kennzahlen erhoben werden, bevor der Pilot startet (Phase 4).

Umsetzungsplan. Plan für den Pilot und die Umsetzungs-Wellen. Wir empfehlen ausdrücklich, Intelligent Swarming in einer kleinen Gruppe einzuführen, die als Pilot (oder Welle 1) funktioniert, anstatt zu versuchen, die ganze Organisation auf einmal auszurollen. Eine Gruppe mit 25-50 Mitarbeitern ist eine gute Größe für ein Welle-1-Team; Mitglieder dieser Gruppe sind idealerweise Teilnehmende der Design Session. Einen Umsetzungsplan zu erstellen, beinhaltet zu identifizieren, wie die nächsten Wellen aussehen: wer sollte als nächstes umsetzen und wann?

Kommunikationsplan. Beschreibt die Zielgruppen, Schlüsselbotschaften für jede Zielgruppe, wie die Zielgruppe erreicht wird (Medium) und eine Kommunikations-Zeitlinie.

Trainingsplan. Skizziert, wer Schulungen braucht, welche Themen geschult werden und wann sie durchgeführt werden. Denken Sie darüber nach, Wissensarbeiter, Führungskräfte und andere zu schulen, die über die Intelligent Swarming Initiative Bescheid wissen müssen und nicht an der Planungs- und Design Session teilgenommen haben.

Reputationsmodell und -system. Wenn es schon ein Incentivierungs-Programm in der Organisation gibt, sollte das neue Reputations- und Anerkennungssystem daran ausgerichtet werden. Wenn es kein solches System gibt, sollte besprochen werden, wie Kollaboration anerkannt wird. Die Teamleiter sind die Verantwortlichen für dieses Teilziel.

Die Betonung in dieser Phase liegt darauf, die Teilziele zu erschaffen, die ausreichen, um mit Intelligent Swarming anzufangen. Keines dieser Teilergebnisse wird perfekt oder ausgearbeitet sein. Im Pilot und späteren Phasen werden die Teilergebnisse aktualisiert, indem wir mehr lernen.

Phase 4 - Pilot

Das Ziel des Piloten ist, den Intelligent Swarming Prozess, die Fähigkeitsprofile und die Berichterstellung zu testen. Um den Prozess wirklich zu testen, ist es wichtig eine Bandbreite an Funktionen und Niederlassungen in den Pilot einzubinden. Beispielsweise würden in einer Service-Organisation die Stufen 1, 2 und 3 beim Pilot mitmachen. Idealerweise würde die Entwicklung ebenfalls am Pilot teilnehmen. Das ist allerdings nicht immer möglich. Die Dauer eines Pilots beläuft sich normalerweise auf 12 Wochen.

Bevor der Pilot beginnt, gibt es einige Aktivitäten zu erledigen, die in Phase 3 vorbereitet wurden. Es ist wichtig, dass alle Pilot-Teilnehmenden in der neuen Arbeitsweise geschult werden, besonders wenn sie nicht am Planungs- und Design Workshop teilgenommen haben. Außerdem müssen alle Pilot-Teilnehmenden ihre Fähigkeitsprofile mit der Vorlage ausgebaut haben, die wir in Phase 3 erstellt haben.

Fortschrittsmessung. In Phase 3 wird ein Kennzahlenrahmen entwickelt. Im Pilot werden Daten für diese Kennzahlen erhoben, um den Fortschritt zu messen.

Ende des Pilots. Während der Pilot normalerweise 12 Wochen läuft, sollte er nicht an eine Zeitlinie gebunden sein, sondern daran, genug Kollaborationsaktivitäten zu bekommen, um den Prozess und die Fähigkeitsprofile zu testen. Ein gutes Übergangskriterium für das Ende des Piloten ist einen Schwellenwert für die sieben Szenarien, die wir nutzen, um den Prozess zu definieren, und die Anzahl an Leuten festzulegen, die den neuen Prozess benutzt haben. Wenn genug Erfahrung mit genug Beteilgiten erreicht wurde, sollte eine Überprüfung oder Rückschau vom Design Team durchgeführt werden, um Verbesserungen an dem Prozess und den Fähigkeitsprofilen zu identifizieren. Das gilt auch für die Erfassens-Funktionen und technischen Integrationsbedarfe.

In Wirklichkeit "endet" der Pilot nicht: die beteiligten Menschen im Pilot hören nicht auf, zu kollaborieren. Aber es ist wichtig, die Erfahrung des Piloten zu reflektieren und Verbesserungen zu identifizieren, die manuelle Aktivitäten verringern und Intelligent Swarming erlauben, in der gesamten Organisation zu skalieren.

Phase 5 - Organisations-Umsetzung und fortlaufende Unterstützung

Wenn die Pilotphase erfolgreich abgeschlossen ist, kann Intelligent Swarming auf den Rest der Service-Organisation ausgerollt werden. Das ist ein guter Zeitpunkt, den in der Planungs- und Design Session erstellten Umsetzungsplan zu überprüfen. Ergeben die Wellen, die wir festgelegt haben (bspw. Umsetzung nach Niederlassung) noch Sinn?

Organisationen mit mehr Erfahrung mit Intelligent Swarming haben oft das Gefühl, die Kollaboration außerhalb der Service-Organisation erweitern zu müssen. Das hilft, eine größere Gruppe einzuschließen und Organisations-Silos abzubauen.

Führungskräfte-Training. Es ist wichtig, dass Führungskräfte von kollaborativen Teams ein gutes Verständnis von Intelligent Swarming, dem Kollaborationsprozess und den Auswirkungen auf ihr Team haben. Besonders wenn die Kollaboration zwischen traditionellen Silo-Organisationen stattfindet, ist es essenziell, die Akzeptanz der Führungskräfte beider Teams zu haben.Ein Weg, Führungskräfte auf den neuesten Stand zum Schwärmen zu bringen ist, ihnen eine kurze Schulung anzubieten.

Kontinuierliche Verbesserung. Der Schwarm-Prozess, die Technologie, die Fähigkeitsprofile und das Reputationsmodell müssen nach Bedarf angepasst werden. Wenn die Fähigkeitsprofile nicht automatisch generiert werden, muss es einen Prozess geben, die Profile aktuell zu halten. Das jährliche Mitarbeitergespräch kann ein Moment sein, das Fähigkeitenprofil mit den Beiträgen von Kollegen zu aktualisieren.

Organisationserfolg. Intelligent Swarming und Kollaboration erstrecken sich über die Service-Organisation hinaus. Einige kritische Erfolgsfaktoren sind:

Eine gleichberechtigte und kollaborative Kultur schaffen
am ansprechenden Sinn, der Mission und den Werten der Organisation orientieren
neue Indikatoren für Organisationsgesundheit und Wertschöpfung
Veränderung der Rolle der Führungskräfte: die erste und zweite Reihe der Führungskräfte wird Coaches