Technik 5.6: Mit Altlast-Daten umgehen
Die meisten Organisationen stehen vor der Frage, was sie mit nicht-KCS-Inhalten machen sollen, die in einer alten Wissensdatenbank liegen, die von einer neuen KCS-Wissensdatenbank abgelöst werden soll. Wir haben noch nie eine funktionierende Massen-Migration von Altlast-Inhalten in einer KCS-Umsetzung gesehen. Die Altlast-Inhalte liegen weder in einer KCS-Struktur vor, noch sind sie im Kontext des Fragenden ausgedrückt. Die, die eine Massen-Migration durchgeführt haben, haben die Altlast-Inhalte wieder entfernt, weil sie die Auffindbarkeit stören. Die Investition von Zeit und Geld um Altlast-Wissen zu säubern, Skripte zu schreiben und zu migrieren, ist es nicht wert und stellt sich als kontraproduktiv heraus.
Eine bessere Strategie um mit Altlast-Inhalten umzugehen ist, einen nachfragebasierten Prozess zu gestalten, der uns hilft die Altlast-Inhalte zu identifizieren, die nützlich sind. Behaltet die Altlast-Inhalte an einem separaten Speicherort und macht es für Suchen der Wissensarbeiter verfügbar. Lasst die Nachfrage der Fragenden unsere Aufmerksamkeit auf die Altlast-Inhalte lenken, die nützlich sind. Erstellt in der neuen Wissensdatenbank KCS-Artikel für die Inhalte, die von der alten Wissensdatenbank genutzt werden.
Im Folgenden sind einige Überlegungen zu einer nachfragegesteuerten Migrations-Strategie:
- Setzt die alten Wissensspeicher auf „nur lesen“
- Sucht zuerst in der neuen Wissensdatenbank
- Wenn kein KCS-Artikel in der KCS-Wissensdatenbank gefunden wird, sucht in den alten Wissensspeichern
- Funktioniert alte Inhalte, die nützlich sind (nachfragebasiert) um, um neue Artikel in der KCS-Wissensdatenbank im Kontext des Fragenden und in der KCS-Struktur anzulegen
Die Erfahrung der Consortiums-Mitglieder zeigt, dass 90-95% dessen, was in der alten Wissensdatenbank ist, nie referenziert werden wird. Mit dem oben beschriebenen nachfragegesteuerten Prozess dauert es nicht lange, bis Wissensarbeiter aufhören, nach Altlast-Inhalten zu suchen. Und der Migrationsaufwand beschränkt sich auf die Inhalte, die nützlich sind.
Eine andere Variante dieses nachfragebasierten Vorgehens: wenn unser Alt-System es uns erlaubt, eine Liste der an den häufigsten benutzten Bestandteilen der Altlast-Inhalte zu erstellen, können wir diese Bestandteile im KCS-Training als Übung für Wissensarbeiter nutzen, die häufigsten Artikel als KS-Artikel umzuschreiben. Das ist nicht nur eine tolle Übungsmöglichkeit, sondern hilft die neue Wissensdatenbank mit wertvollen Altlast-Inhalten zu füllen – ohne die Auffindbarkeit zu stören.