8) Kennisintegratie

Transformeer Werk door KM Activiteiten te Integreren

De mate waarin we, als kenniswerkers, het gebruik van de kennisbase kunnen integreren in ons werkproces bepaalt de mate waarin we de voordelen van KCS zullen realiseren. De staat en waarde van de kennis is gerelateerd aan hoe veel deze wordt gebruikt. In de meeste organisaties zoeken kenniswerkers informatie via een aantal verschillende wegen: collega’s vragen, documentatie doorzoeken, oude e-mailberichten doornemen, en vaak als laatste mogelijkheid, zoeken of bladeren in een kennisbase. In een KCS-omgeving willen we dat het gebruik van de kennisbase het eerste is wat mensen doen, niet het laatste.

Een belangrijk deel van het concept kennisintegratie is het besef dat de beste mensen om kennis te creëren en onderhouden de mensen zijn die het elke dag gebruiken. Een aantal goede dingen gebeuren als het een gewoonte wordt dat de kennisbase als eerste wordt gebruikt:

1. We vinden en profiteren van de ervaringen van anderen door bestaande kennisartikelen.
2. Als we hergebruik van artikelen kunnen bepalen, wordt het mogelijk de Ontwikkellus te gebruiken om patronen te identificeren, waaruit we mogelijkheden afleiden om het bedrijf te verbeteren.
3. Als we artikelen vinden die verwarrend zijn of we denken dat ze niet kloppen, we vlaggen ze of lossen ze op. Als we niet de bevoegdheid of licentie hebben om het op te lossen of we niet zeker zijn hoe het te verbeteren, dan vlaggen we het artikel. Gevlagde artikelen gaan naar de geschikte materiedeskundige om te beoordelen.  Als we zekerheid hebben en de licentie, lossen we het op. Het ‘vlag of los op’ principe zorgt ervoor dat artikelen die worden bekeken, worden verbeterd.
4. Wanneer we een artikel hergebruiken en verbeteren gebaseerd op onze ervaring, zullen we constant de artikelen die bruikbaar zijn verbeteren. De woorden en zinnen die we oorspronkelijk gebruikten om een artikel te vinden, moeten worden toegevoegd aan het artikel om de vindbaarheid te verbeteren.
5. Als we in de kennisbase zoeken en we vinden niets behulpzaam, dan hebben we de mogelijkheid om een nieuw artikel te creëren. Hier opnieuw, gebruik de woorden en zinnen die we gebruikten bij het zoeken als content voor een nieuw artikel: zoeken is creëren.

De frequentie en kwaliteit waarmee we deze Oploslusactiviteiten integreren in ons werkproces, is wat alle KCS-voordelen mogelijk maakt. Echter, niet iedereen mag alles doen. Kenniswerkers verdienen het recht en de privilege om volledig de Oploslusactiviteiten in hun werkproces te integreren. Het KCS-licentiemodel geeft hen, die een vermogen om goede oordelen te maken en begrip tonen van de contentstandaard en het werkproces, de mogelijkheid om de rechten en privileges in het systeem te verkrijgen om op een werkelijk geïntegreerde manier te werken. Zij die deze rechten niet hebben verdiend, moeten artikelen die aandacht nodig hebben, vlaggen. Hoe meer mensen we hebben die de volledige rechten en privileges hebben om de Oploslus in hun werkproces te integreren, hoe efficiënter de organisatie zal zijn met kennis hergebruiken, verbeteren en, als het niet bestaat, creëren.

Een andere sleutelfactor bij het integreren van het gebruik van de kennisbase in ons werkproces, is technologie. De functionaliteit, reactievermogen en mate van integratie van de systemen die we gebruiken kan een winst zijn of een verantwoordelijkheid. De technologie moet de Oploslusactiviteiten ondersteunen en het voor ons makkelijker maken de kennisbase als onderdeel van ons werkproces te gebruiken. Om de Oploslus te ondersteunen moet de technologie functioneren op conversatiesnelheid.